Základy telefonování

Základy telefonování

Tento článek si klade za cíl udělat studentům pořádek v základních pojmech a vazbách spojených s telefonováním. Často se stává, že studenti již mají slušnou slovní zásobu a v telefonu jsou schopni krátké konverzace. Chybí jim však základy – jak se představit, jak vzít nebo zanechat vzkaz a podobně. Nebudeme se zde tedy věnovat složitejším jevům, ale základním, které však i pokročilejším studentům někdy dělají potíže.

Začátek rozhovoru

Pokud někomu telefonuji, nebo chci s někým mluvit, je dobré vědět, že angličtina v takové situaci používá ukazovací zájmena this a that. To je pro Čechy možná nezvyklé, ale v angličtině je to nejlepší možný způsob, jak se vyjádřit.

Začínám hovor – představuji se

Můžete použít formálnější Good morning/afternoon nebo častější Hello. Místo spojení “u telefonu” použijeme již zmíněné this:

Hello, this is Paul Jackson. ^*1
Good morning, this is Paul Jackson.  ^*2

Typické chyby:

Hello, I am Paul Jackson.
Hello, here is Paul Jackson.
Good morning. I am Paul Jackson.

Začínám hovor – chci s někým mluvit

Can I talk to (with) Mr.Brown? / Can I speak to (with) Mr.Brown? ^*3
May I talk to (with) Mr.Brown? / May I speak to (with) Mr.Brown? ^*4
Could I talk to (with) Mr.Brown? / Could I speak to (with) Mr.Brown? ^*5
Hello, is that Mr.Brown?  ^*6

Někdo volá – představuji se

Tato část je spíš něco navíc, protože jsme v českém prostředí a pokud zvedneme telefon, je pravděpodobné, že se představíme česky. Je však třeba zmínit i tuto možnost. Pracujeme-li například pro firmu KPDM, začneme hovor takto:

KPDM, how may I help you? ^*7
KPDM, may I help you?
KPDM, can I help you?

Pokud chceme rovnou říct naše jméno, můžeme to udělat například takto:

KPDM, John Brown speaking. How may I help you?

Speaking…

Toto slovíčko má hodně studentů spojeno právě s telefonováním a naprosto správně. Často jej však nepoužívají na správném místě. Pokud mi někdo telefonuje a ptá se např. Can I talk to Mr.Brown? a já jsem pan Brown, řeknu Speaking. A naopak, pokud někomu budu volat a zvedne to přímo volaná osoba, pravděpodobně uslyším Speaking.

Většinou slovo “speaking” říká člověk, kterému je voláno – viz výše, nebo:

Can I speak to Mr.Brown? – Speaking.  ^*8

Moment, prosím

Může se stát, že kolega, kterému jsme zvedli telefon, je například ve vedlejší kanceláři, a musíme pro něj dojít. Není vhodné nechat telefonujícího čekat bez vysvětlení a pokud toho zatím nejsme schopni, je třeba si alespoň zapamatovat následující vazby:

Please, hold on.
Hold the line, please.

Can I talk to Mr.Brown? – Hold the line, please.

Přepojím vás

Pokud chce někdo mluvit s kolegou a omylem se dovolá na váš telefon, můžete říct, že volajícího přepojíte. Zde se hodí následující vazby:

• přepojit = connect = put (someone) through

I'll put you through. / I'll connect you. ^*9
I'm putting you through.  ^*10

Můžeme před tím také říct Počkejte, prosím:

Can I talk to Mr.Brown? – Hold the line, please. I will connect you. (I will put you through.)

Vzkazy

Pokud člověk, se kterým chceme hovořit, není k zastižení nebo pokud zvedneme telefon třeba kolegovi v práci a on zrovna není v kanceláři, je dobré umět přijmout nebo zanechat vzkaz (a message).

Toto slovo se však používá se slovesy take a leave, podle situace:

• take a message = vzít (zapsat) vzkaz
• leave a message = zanechat (nadiktovat) vzkaz

Chci vzít vzkaz

May I take a message? ^*11
Can I take a message?  ^*12

Chci zanechat vzkaz

May I leave a message? ^*13
Can I leave a message?  ^*14

Chci požádat o zaznamenání vzkazu

Can you take a message? ^*15
Could you take a message?  ^*16

Chci nabídnout volajícímu, že zaznamenám vzkaz

Would you like to leave a message?  ^*17

Typická chyba:

Can you leave a message?  ^*18

Podrobně se vzkazům věnujeme v článku LEAVE / TAKE A MESSAGE.

Volaný není k zastižení

Pokud chce někdo mluvit s kolegou, který zrovna není v kanceláři, můžeme chtít vysvětlit, kde je a kdy se vrátí. Zde pozor na předložky!

Kde je

Mr. Brown isn't in (at) the office right now / at the moment. ^*19
Mr. Brown isn't at his desk right now / at the moment. ^*20
Mr. Brown is in a meeting. ^*21
Mr. Brown is having a day off (a week off).  ^*22

Kdy se vrátí

He'll be back next week. ^*23
He'll be back next Monday. ^*24
He'll be back on Friday. ^*25
He'll be back in two days. ^*26
He'll be back in a week. ^*27
He's coming back on Monday. ^*28
He's coming back in a week.  ^*29

Poté, co řekneme volajícímu, že Mr. Jackson není v kanceláři, můžeme rovnou nabídnout, že mu zanecháme vzkaz (viz kapitola výše):

Can I talk to Mr.Brown? – He isn't in the office right now. He is in a meeting. Can I take a message / Would you like to leave a message?

Pokud chcete být zdvořilejší, doporučuji použít vazbu I'm afraid = obávám se. Dáváte tím najevo určitou “lítost” na tím, že volaný není dostupný.

Can I talk to Mr.Brown? – I'm afraid he isn't in the office right now.

Zavolám později

Je možné se také zeptat, jestli chce volající zanechat vzkaz nebo zavolá později:

Can I talk to Mr.Brown? – He isn't in the office right now. Can I take a message or will you call back later?

Stejně tak, pokud mi někdo nabídne, že převezme vzkaz, můžu odpovědět, že nechci, ale zavolám později:

Mr Brown is in a meeting. Can I take a message? – No, thanks. I'll call back later.

Konec rozhovoru

Pokud jsme vše vyřídili a chceme se rozloučit a ukončit hovor, používáme stejné fráze jako v češtině:

Thank you. Good bye.
Thanks. Bye.

Příklady rozhovorů

Příklad č.1:

-KPDM, how may I help you? ^*30
-Hello, this is Paul Jackson. Can I talk to Mr. Brown, please? ^*31
-Certainly. Hold the line, please? ^*32
-Sure. ^*33
-Hello. ^*34
-Yes. ^*35
-I'm afraid Mr. Brown isn't at his desk at the moment. He is in a meeting, I think. Can I take a message? ^*36
-No, it's fine. I will call back later. What time do you think he might be back? ^*37
-In two hours, I guess. ^*38
-Great. I will call back then. Good bye. ^*39
-Good bye.  ^*40

Příklad č.2:

-KPDM, can I help you? ^*41
-Hello, this is Paul Jackson. Can I speak with Mr. Brown, please? ^*42
-I'm afraid Mr.Brown is on holiday this week. ^*43
-Oh, I see. Can I leave a message? ^*44
-Of course. ^*45
-Please tell him to call me back as soon as he gets back from holiday. ^*46
-Sure. Does he have your number, Mr Jackson? ^*47
-I'm sure he does. ^*48
-OK, I will let him know you called and give him your message. ^*49
-That would be great. Thanks. Bye. ^*50
-Good bye.  ^*51

Příklad č.3:

-KPDM, may I help you? ^*52
-Hello, this is Paul Jackson. Can I speak to Mr. Brown, please? ^*53
-I'm putting you through.  ^*54

-Hello, is that Mr.Brown? ^*55
-Speaking. ^*56
-Hello, Mr.Brown. This is Paul Jackson from ABC inc. ^*57
-Oh, hello, Mr.Jackson. How are you?  ^*58

Přepis bublinkové nápovědy: