Course Map (mapa kurzu)

Unit 04: COVER LETTER

Jak napsat motivační dopis

V první části čtvrté lekce jste si mohli přečíst Michaelův průvodní dopis. Chce se ucházet o zaměstnání v Anglii, a proto bude posílat žádost, která obsahuje životopis a průvodní dopis. V této kapitole si řekneme něco víc o psaní průvodního (motivačního) dopisu. Michael posílal průvodní dopis emailem a my se zde zaměříme hlavně na emailovou podobu průvodního dopisu. Od klasického se příliš neliší, ale klasický průvodní dopis bývá delší. V dnešní době se však spíše setkáte s jeho emailovou podobou.

Je-li tento průvodní dopis velmi krátký, obecně se setkáte s termínem cover note. Pokud se však chcete rozepsat, použijeme termín e-cover letter nebo jednoduše email cover letter / email covering letter.

Pozn.: V této kapitole nečekejte rady, jak psát obchodní dopis ani jak psát email. Dopisům i emailům budou věnovány samostatné kapitoly v průběhu naše kurzu. Zde se zaměříme hlavně na obraty spojené s psaním průvodního dopisu, nikoli na obecnou strukturu emailu nebo klasického dopisu.

application

Pokud sledujete náš kurz obchodní angličtiny pravidelně, určitě už víte, co znamená slovíčko application/ˌæplɪ'keɪ­ʃn//ˌæpli'kej­šn//ˌæplɪ'keɪʃn//ˌæpli'k­ejšn/ a z čeho vzniklo. Bavili jsme se o něm v druhé lekci. Přece jen však tyto základy zopakujeme. Následuje malá část z druhé lekce – kapitola Word and Phrase Analyses, která se věnuje právě slovíčku apply.

Pozn.: Celou tuto lekci naleznete zde.

APPLY

apply/ə'plaɪ//­ə'plaj//ə'plaɪ//ə'plaj/ = žádat, přihlásit se

Sloveso apply je hojně používáno jak ve všeobecné, tak i v obchodní angličtině. V našem textu má význam ‘ucházet se o místo’, ale všeobecně znamená ‘žádat o něco písemně’. Také znamená ‘aplikovat’, čemuž se zde ovšem nebudeme věnovat.

apply for sth = písemně o něco žádat (např. ucházet se o místo)

applicant/'æplɪkənt/­/'æplikənt//'æplɪkənt//'­æplikənt/ = uchazeč, žadatel (applier)
application/ˌæplɪ'keɪ­ʃn//ˌæpli'kej­šn//ˌæplɪ'keɪʃn//ˌæpli'k­ejšn/ = přihláška, žádost (písemná)

a letter of application = žádost (ve formě dopisu)
application letter = písemná žádost (o práci)
job application = písemná žádost o místo (obsahuje životopis a průvodní dopis)

application form = formulář žádosti
fill in / fill out an application form = vyplnit formulář

apply for a job = ucházet se o místo
apply for a loan = žádat o úvěr
apply for a passport = žádat o pas

Please apply in writing to the address below. ^*1
He's applied for a job with an advertising agency. ^*2
If you want to buy a new car, why don't you apply for a loan? ^*3
Can you fill in this application form? ^*4
We already have three suitable applicants for the job. ^*5  

Pozn.: Jak jsme již zmínili, v této kapitole se budeme věnovat průvodnímu dopisu ve formě emailu, což je tzv. cover note. Více o slovíčku note se dozvíte zde.

Druhy motivačních dopisů

V zásadě můžeme mluvit o třech kategoriích motivačních dopisů:

1. Invited Cover Letter (a letter of application)

   Reakce na pracovní inzerát.

2. Uninvited (Cold-Contact) Cover Letter (a letter of inquiry)

   Dopis, který posíláte do pracovní agentury nebo přímo do firmy tzv. ‘naslepo’. Nevíte, zda mají pro vás vhodnou pozici, ale můžete takto získat práci ještě před tím, než dojde k vydání pracovního inzerátů. Pokud se vám podaří personalistu dostatečně oslovit, určitě s vámi bude počítat při nejbližší příležitosti.

3. Referral Cover Letter

   Referenční průvodní dopis, ve kterém se odkazujete na osobu, kterou personalista dobře zná, a díky které jste se o možné pozici dozvěděli.

My se zde budeme věnovat převážně první kategorii.

Úvod emailu

Jelikož se nejedná o klasický dopis, nemusíte si dělat starosti s hlavičkou (kam napsat datum či adresu – více se dozvíte v samostatném článku o psaní dopisů později). Posíláme-li dopis elektronicky, v zásadě existují dvě možnosti:

• zaslání klasického emailu na adresu, kterou najdete v inzerátu
• zaslání dopisu pomocí online aplikace, kam vložíte stručný text průvodního dopisu a nahrajete váš životopis jako přílohu

Struktura dopisu je však v obou případech stejná.

Předmět emailu

Předmět (subject) je velice důležitá součást emailu. Je to první část dopisu, kterou pracovník osobního oddělení uvidí. Pokud chcete vystoupit z průměru, odborníci na HR radí použít již v předmětu větu, která o vás řekne to nejdůležitější. Například:

Experienced HR Manager seeks challenging job

Můžete však napsat něco jednoduššího. Například:

Trained HR Manager
Experienced Sales Manager
Manager with MBA

Můžete na to jít také z druhé strany a použít název pozice, o kterou se ucházíte společně s referenčním číslem. Určitě tedy nezapomeňte do předmětu napsat referenční číslo pracovní nabídky, které naleznete v inzerátu. To pochopitelně platí i pro ty z vás, kteří do předmětu napsali stručně jednou větou, o jakou profesi máte zájem. Vždy napište do závorky evidenční číslo inzerátu, pokud je k dispozici.

Kolonku předmět nenechávejte nikdy prázdnou!

Stejně tak nepoužívejte nic neříkající CV / Curriculum Vitae / Resume.

Oslovení

Oslovení je spíše obecně věcí dopisů jako takových, než pouze emailů. Dopisům se budeme podrobně věnovat v některé z dalších lekcí. Zde nám může zatím stačit následující.

Ideální je, pokud v inzerátu najdeme jméno konzultanta nebo pracovníka osobního oddělení. Pak píšeme:

Dear Mr Jackson
Dear Mr. Jackson
Dear Ms Wong
Dear Ms. Wong

Pozn.: Tečka se píše převážně v americké angličtině.

Využijte toho, že angličtina má zkratku pro oslovení slečny nebo paní: Ms / Ms.. Více o oslovování se dočtete v samostatném článku.

Neznáme-li však jméno dotyčné osoby, musíme použít univerzální oslovení:

Dear Sir or Madam
Dear Sir/Madam

Interpunkční znaménko

V amerických dopisech se většinou používá dvojtečka:

Dear Mr Jackson:
Dear Ms Wong:

V britských dopisech se používá čárka:

Dear Mr Jackson,
Dear Ms Wong,

Znaménko však můžete také vynechat:

Dear Mr Jackson
Dear Ms Wong

Pozn.: Pokud napíšete za oslovením čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu.

Ať už si zvolíte toto znaménko jakékoli, v následující větě (první věta těla dopisu) by mělo začít první slovo velkým písmenem.

Tělo dopisu

Dostáváme se k nestěžejnější části dopisu = samotné žádosti. Do dopisu bychom se měli snažit začlenit následující body:

1. Introduction: Why I'm writing

   Jako první zmíníte důvod, proč píšete tuto žádost. Většinou se budete odkazovat na inzerát, který vás oslovil a na který reagujete.

2. How I'm qualified

   Pak stručně popíšete své dosažené vzdělání a praxi.

3. Why I'm right for the job

   Zde napíšete, opět stručně, důvod, proč by si měli vybrat právě vás.

4. Steps I'll take to ensure an interview

   Na konci napíšete jaké kroky podniknete, abyste se dostali na přijímací pohovor. Nejčastěji napíšete, že budete konzultanta kontaktovat po určité době (např. týdnu). Také je vhodné napsat váš email a telefon, na kterém jste k zastižení v pracovní době.

Email by měl tedy obsahovat čtyři stručné odstavce. Pojďme si je rozebrat postupně:

Introduction: Why I'm writing

V prvním odstavci je vhodné zmínit, kde jste se o nabízené pozici dozvěděli a vyjádřit svůj zájem:

With reference to your advertisement on the website www.monster.co.uk, I am interested in applying for the position of Accountant in your firm.
I would like to apply for the position of Marketing Assistant, which was published this week on www.monster.co.uk.
In reply to your advertisement, I would like to apply for the position of Sales Representative.
I am writing in reply to your advertisement in Gardian on June 1st for a Marketing Manager. I would very much like to be considered ^*6 for this vacancy ^*7 .
Please accept my application for the position of Purchase Manager as advertised on www.monster.co.uk.
I wish to be considered as an applicant for the position of Marketing Specialist as advertised in Daily Mail on June 1st.
From your company's web site I learned ^*8 about your need for an HR Specialist for your branch in Dublin.
I have noticed your current opening ^*9 for an IT Manager at www.jobdatabases.co.uk. I would be very interested in joining your team.
With great interest I read your advertisement on the website www.monster.co.uk on June 1st for an Office Manager in Birmingham.
As a highly qualified professional with the experience and strong motivation to excel in the Human Resources field, I am applying for the Human Resources Director position you are currently advertising on your company's website.
I am pleased to respond to your advertisement released through a job ads server www.jobboard.com. I am very interested in the position of Key Account Manager.
I am writing in response to your company's opening for a Senior Project Manager.
I would like to be considered for the position of Accountant advertised on www.monster.co.uk.

How I'm qualified

Je vhodné zmínit ve stručnosti, jakou máte pro danou pozici kvalifikaci. Nezapomeňte však, že detailní informace získá adresát z přiloženého životopisu, proto zde můžete jen velmi stručně zmínit dosaženou kvalifikaci, která je úzce spojena s požadavky na danou pozici.

I have gained extensive experience ^*10 in the area of marketing ^*11 .
I have three years of experience in the field of advertising ^*12 .
My professional experience includes the area of sales, marketing and accounting.
As you can see in the attached CV, I have solid sales background.
Throughout my extensive career ^*13 I have proven my motivation, sales expertise, management and operational skills.
Most of my professional experience has been in organizations in which I've successfully led teams to achieve a common purpose ^*14 .
My proven track record ^*15 includes planning implementation of new technology projects and developing technology strategies.
While working toward my master's degree, I was employed as a sales representative with a small advertising company.
I am well acquainted ^*16 with the SAP software.
In addition to ^*17 marketing background, my experience also includes sales and purchasing.

Why I'm right for the job

Ve třetím odstavci můžete zdůraznit, proč by si měli vybrat právě vás. Nepíšete zde již dosažené zkušenosti ani vzdělání, ale spíše dovednosti a úspěchy.

I believe I can be a key player on your team and I would like the chance to prove that to you in an interview.
I am very interested in this job and believe that my education and employment background are appropriate ^*18 for the position.
With these qualifications, I am confident I am an excellent match for the advertised Sales Director position.
I am most eager ^*19 to implement my recruiting, retention, and process-improvement experience with your organization.
I can build and lead a successful, goal-oriented team.
I am confident that I would make a productive addition to your team.
I earned a promotion from Marketing Specialist to Marketing Senior Manager position.
I have contributed ^*20 to the reduction of costs by 35%.
I believe I have all the necessary skills and qualifications for this position.
I believe I can offer wide work experience in human resource management and education of adults.
I believe that through my knowledge, abilities and work experience I will be a useful member of your company.

Steps I'll take to ensure an interview

V posledním odstavci je dobré připomenout pohovor, kterého byste se rádi účastnili. Můžete napsat přímo, že budete personalistu kontaktovat během několika dní, nebo nechat další kroky na něm s tím, že zmíníte svůj zájem o takový pohovor. Pochopitelně je také vhodné stručně napsat, že přikládáte životopis (pokud jste to nenapsali výše).

Within the next week I will contact you to confirm that you received my email and CV and to answer any questions you may have.
I am available for an interview any time that is convenient ^*21 for you.
I would very much appreciate the opportunity to talk with you about my possible consideration for the job.
I would be very pleased to meet with you and discuss the opening in further details.
Should you require any additional information, I can be reached using the contact information listed below.
I am available for an interview at your convenience ^*22 .
Enclosed is a copy of my CV, which more fully details my qualifications for the position.
Please find attached my CV, which more fully details my qualifications for the position.
You can reach me at +420 222 100 100.
I would like to request an interview so that I can more fully demonstrate how I could be an asset ^*23 to the company.
I would be happy to attend an interview at a time convenient for you.

Závěr emailu

Jako poslední je vhodné poděkovat, uvést kontaktní údaje a rozloučit se.

Thank you for taking the time to study my application.
I hope to hear from you in the near future.
Please phone or e-mail me at the numbers below if you have questions. I want to thank you for considering me.
Additional information is available upon request.
If you require further information or materials from me, please do not hesitate to contact me.
Thank you for your time and consideration.
I look forward to meeting you.
I look forward to hearing from you.

Závěrečný pozdrav

Pravidla závěrečného pozdravu v dopisech, tedy i v oficiálních emailech, jsou následující:

- znáte-li jméno adresáta (Dear Ms Wong):

BrE: Yours sincerely
AmE: Yours sincerely / Sincerely

- neznáte-li jméno adresáta (Dear Sir/Madam):

BrE: Yours faithfully
AmE: Yours sincerely / Sincerely

V obou případech můžete také použít méně formální:

Best regards
Kind regards

Pod pozdravem napište své jméno, poštovní adresu, emailovou adresu a telefonní čísla, kde vás může případný zájemce zastihnout.

Přílohy

Jako přílohu najčastěji zasíláte svůj životopis. Zde je důležité zmínit dva body:

1) Nezapomeňte zaslat přílohu!

Ač to možná vnímáte jako samozřejmost, v personálních agenturách není zapomenutá příloha nic neobvyklého. Dá se to vyřešit, ale opomenutí nejdůležitější částí vaší žádosti bohužel také o něčem svědčí. Toto však platí i obráceně: Nikdy nezasílejte svůj životopis bez průvodního dopisu!

2) Jako název přílohy použijte vaše jméno

Pokud zvolíte pouze CV, může se stát, že se někde ‘zatoulá’. Ideální je použít své jméno a příjmení. V žádném případě nenazývejte přílohu JÁ, MŮJ ŽIVOTOPIS, MY CV, atp.

Pokud máte chuť napsat motivační dopis delší – je to důležité hlavně u vyšších pozic – nepiště jej do těla emailu, ale zašlete také jako přílohu. V tom případě by se však mělo jednat o formu klasického formálního dopisu (i v tomto případě však pošlete velmi stručný průvodní dopis). U nižších pozic je to však zbytečné, protože se může stát, že jej nikdo nebude důkladně číst.

Pozn.: Životopis zasílejte ve formátu MS Word nebo PDF.

---

Tímto jsme zakončili hlavní část čtvrté lekce našeho kurzu obchodní angličtiny, Jako vždy vás ještě čekají dva testy na procvičení užitečných slovíček. Opět se bude jednat o jednodušší TEST A a pokročilejší TEST B. V obou budete muset doplnit průvodní dopis.